El planeamiento

“El plan de acción es una declaración de intenciones antes que un compromiso”

Con estas palabras Peter Drucker quita la presión de sentirse obligados con los planes ubicándolos en guías que determinan la orientación y siempre tienen que ir adaptándose si es necesario.

En el trabajo planeamos el plan pero no podemos sólo planear el plan. El plan es parte de las tareas, el punto central de nuestras tareas, y lo que puede llevarnos a realizar un trabajo exitoso. No podemos entender el plan sin el contexto de las tareas y no podemos diseñar el plan sin diseñar el impacto de las tareas también. Nos referimos como tareas a las actividades del diario quehacer donde colaboramos con otros, realizamos actividades solicitadas por jefes y clientes, etc.  además de cumplir con nuestro objetivo de venta si somos vendedores, las fechas de cierre si formamos parte de áreas de gestión, y todo lo que esté en el job description.

La posibilidad de elaborar un plan dependerá de:

·        El grado de manejo de nuestras actividades (cuánto depende de nosotros y cuánto de las circunstancias). Alguien que realiza atención al público tiene menos dominio y previsibilidad de su trabajo

·        el horizonte de planeamiento. Cuán largo podemos proyectar dependiendo sólo de nosotros

·        el ciclo de nuestras actividades (en cuánto tiempo comienza a repetirse)

·        La capacidad de vincular temporalmente las actividades (anticipar y simular)

Cuando equivocamos la estructura del plan (metaplan), aparecen actividades que no encajan en ningún lugar, cosas variables que no podemos poner en un lugar fijo; por ejemplo, actividades que no dependen sólo de nosotros que no sabemos cuándo ni cómo ocurrirán o existen tareas que pueden hacerse en cualquier momento del mes y no depende de una tarea anterior, el modelo Gantt (que sigue el Project de Microsoft y la mayoría de los soft de planeamiento) no tiene una forma de registrarla adecuadamente. Esa tarea puedo hacerlo cuando tengo baches de tiempo o cuando estoy muy cansado, etc. y esto es imposible de registrar en los modelos usuales.

Sabemos que es una las causas por la que los planes tienden a desaparecer como herramienta de ejecución que nos lleve al éxito y terminan siendo sólo planes de orden más que planes de creación del futuro. Falla la estructura porque nuestra realidad no encaja y el plan no responde a la realidad.

Por ejemplo podemos planear el desarrollo de la venta de un producto particular. Pero está inmerso en todas las tareas de la sucursal: vender otros productos, atender clientes, evacuar consultas, realizar tareas más administrativas, negociar cuestiones con áreas centrales, etc. Podemos pensar la venta en un mes particular, un semestre o un año, podemos pensar el plan en relación a una cantidad de recursos que podemos asignar (cuanto tiempo y energía estamos dispuestos a invertir)

Otro ejemplo, es llegar mejor con las entregas de cierres donde forma parte de otras tareas (informes especiales, entregas a BCRA en los bancos o SSN en seguros o a casa matriz en multinacionales), que quitan tiempo o influyen en alguna medida, sobre nosotros o sobre el plan.

Esto ocurre porque una variable esencial que es el tiempo está limitada. Por tanto no es sólo realizar el plan sino realizar el plan junto al conjunto general de cosas en un tiempo particular.

El problema central no es el tiempo dado que es una condición inmodificable. El problema central es el plan en nuestro contexto.

Para qué un plan

Si miramos el planeamiento desde la perspectiva psicológica podemos preguntarnos ¿Qué necesidad viene a cubrir el plan? ¿Qué problemas viene a resolver?

Seguramente varía de persona a persona, veamos algunas necesidades:

·        Ordenar las ideas para estar seguro que no falte nada (mudanza, viaje)

·        Ordenar los pasos en el tiempo para asegurarnos que llegamos (gastos, ventas, vencimientos, tiempo de un curso)

·        Buscar un camino para el resultado esperado

·        Optimizar los recursos, el tiempo y la energía

También

·        Sentirse más seguro

·        Tratar de tener todo bajo control (a veces hasta niveles obsesivos)

·        Tiene que ser autorizado/aprobado por alguien

La frase de Drucker nos permite tener en claro cuál es la función del plan, que es orientar hacia dónde vamos y requiere ser actualizado cada vez que aparece nueva información. Pero las fallas tienen una base comprensiva y una estructural.


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