Administrar tanto el tiempo como la energía

La falta de tiempo es una situación corriente para todos. El esfuerzo de volver a casa a tiempo no siempre es posible.
Pero cuando logramos llegar a tiempo a casa con la idea de jugar nuestros mis hijos estamos tan cansado que termina siendo una carga. ¿Para qué el esfuerzo de llegar si es en este estado?

Observé que no lo hacía, no administraba conscientemente mi energía, lograba el tiempo pero en un estado deplorable. 
Analizando mi trabajo hacía todas las actividades que aparecían, a veces seleccionaba lo relevante pero no había control . Por ejemplo, a veces elegía qué discusiones tener y cuáles no. Fue muy interesante cuando empecé a pensar las discusiones en relación a la cantidad de energía que requería para todas las tareas que faltaban hacer.

Planteo las discusiones porque era una característica particular, todas me gustaban. Pero eran una hemorragia mental, producían un alto nivel de pérdida de energía. Empecé a elegir sólo aquellas que tienen un impacto operativo en poco tiempo, el resto comencé a dejarlas pasar. “Estamos pensando cambiar tal política con la idea XXX” pero sabía que para hacer eso, que yo estimaba incorrecto, tenían que convencer a mucha gente y era casi imposible. Antes, seguro que planteaba mi punto de vista y se producía una discusión; luego, era sólo “avisame cuando estén por implementar”.

Otro aspecto práctico es pensar la economía de la energía con un mejor uso de herramientas como los softwares. Creo que comencé a pensar para no trabajar!  Saber manejar bien las herramientas permite ahorrar esfuerzo en tareas pero también esfuerzos en atención.

El tener que estar en “estado de alerta” produce un gran desgaste de energía. Estar atento a no equivocarnos desgasta. Por ejemplo muchas veces se resuelven cosas en Excel con “copiar y pegar” en vez de utilizar una fórmula que resuelva mejor y sin posibilidad de error.

Volvamos a la conceptualización que era la idea original de este escrito. Comencé a investigar y observar para saber cómo funciona. Lo que relato es un extracto de mi experiencia.

En primer lugar comprobé la existencia del biorritmo. No sé si sigue ciclos lunares o solares pero tengo períodos donde estoy más energizado físicamente, otros donde estoy más energizado psicológicamente, etc. En el mes existen momentos más creativos donde es posible identificarlo, momentos donde es muy difícil generar una nueva idea o realizar un análisis de nivel razonable, siento casi imposible juntar la energía necesaria para pensar un problema complejo.

El trabajo consiste en poder seguir variación de la energía física y la mental. Van por carriles diferentes. Es posible descubrir “rachas” mentales donde el estado interno permite acumular la suficiente energía para realizar un gran esfuerzo. Son momentos de trabajo intensivo y momentos de trabajo extensivo, separar el trabajo de crear  y desplegar o desarrollar.

No estamos igual en todo momento del mes y está bueno averiguarlo.

El ritmo circadiano es más fácil de observar, por ejemplo en los ciclo de sueño vigilia son distintos. Podemos definir dos tipos de ritmos: Búhos y alondras. Aquellos que disfrutan y tienen mayor capacidad en la noche y aquellos que lo sienten por la mañana temprano. Lo complicado es que las empresas esperan que seamos creativos de 9 a 18hs y no es posible para todos.

¿Qué beneficios tiene conocer estos ciclos?

Si adaptamos las tareas a los ciclos la necesidad de esfuerzo es menor. Cuando el propio sistema no está energizado, se requiere otra fuente de energía que básicamente es la voluntad manifestada como esfuerzo.

A esta altura seguramente aparecen muchas objeciones respecto a que la “realidad” no permite adaptar o cambiar la organización de las tareas. Ciertamente para muchos el grado de libertad es bajo pero es posible ampliarlo.

La biología también influye, en mi caso personal, vivo no escuchando al cuerpo. Para iniciar la administración de la energía hay que escuchar a la naturaleza.

El ritmo diario es más claro en la propia percepción. Notamos claramente la diferencia de estados.  También aparecen muchos estados “situacionales” vinculados a:

1. estado de ánimo
2. estado mental
3. estado energético

La combinatoria de estos tres elementos pueden ayudarnos a elegir qué tareas en qué momentos. Agregar una segunda variable organizativa además de la agenda que son LOS DISPARADORES.

Definimos como disparador la hecho o estado que determina mayor productividad con menos energía en un grupo particular de tareas

En vez de pensar qué debo hacer en qué horario pensar qué debo hacer en qué estado interno. Obligarme a pensar cuando estoy atacado por las preocupaciones, desenergizado, con el ánimo bajo es una masacre de la voluntad. Una fuente natural de stress y frustración.

Desde este extremo hasta estar muy bien, existen una serie de estados donde es posible comenzar a pensar la organización de la tarea diaria con un nuevo enfoque.

Cada uno debe elaborar sus propios disparadores combinando los 3 estados “situacionales”

Escribo un ejemplo particular